La decisión crucial para tu empresa: ¿ERP on-premise o en la nube?

En los últimos años la alta competitividad entre empresarios y emprendedores, los ha llevado al punto de implementar diversas herramientas tecnológicas para poder mantenerse a punto en un mercado cada vez más competitivo. El adquirir un ERP ha dado mucho valor a las empresas, pues encuentran en este sistema, la centralización y automatización de sus procesos.

¿Invertir en infraestructura tecnológica o migrar hacia la nube? Es la pregunta más frecuente que hoy se hacen quienes están pensando en implementar un sistema ERP. Al cuestionarnos eso, debemos tomar en cuenta muchos factores, como la seguridad, accesibilidad, escalabilidad, entre otros. Pues antes de elegir una marca, debemos tener bien claro si optamos por un ERP on-premise o un ERP en la nube.

En la actualidad, los sistemas ERP CLOUD, o también llamados ERP EN LA NUBE, han tomado mucha popularidad y relevancia, el sector de las pymes es el que más provecho ha sacado de estos, debido a las muchas ventajas que este tiene frente a su contraparte: el ERP ON PREMISE, aunque no debemos descartar que existen muchos PROS para elegir un modelo de implementación de este tipo en una organización.

ERP en la nube.

Las soluciones ERP en la nube, como su nombre indica, se instalan en la nube, y a través de ellas podemos gestionar, almacenar y acceder a nuestras aplicaciones a través de una conexión a internet (rápida y estable), pues de ella dependerá la estabilidad de nuestro sistema. Un ERP en la nube puede ejecutarse desde un navegador web o a través de un escritorio remoto, sin necesidad de realizar alguna instalación adicional.

En este caso, nuestro proveedor será el encargado de alojar, mantener y controlar que todo nuestro ERP funcione de manera correcta y segura. Este último punto es uno de los más importantes, pues la seguridad de nuestra información es una de las principales preocupaciones que tienen todas las empresas, pues es el eje de todos sus procesos. Un ERP en la nube tiene una gran ventaja respecto al robo y pérdida de información, pues en su mayoría estos cuentan con respaldos automáticos, además de contar con diversos filtros de seguridad, como el uso de sistemas VPN, para evitar cualquier incidencia.

Otra gran ventaja que debemos considerar, es el que podremos tener acceso en cualquier lugar y en cualquier momento (siempre y cuando tengamos una conexión a internet), esto representa un avance importante, pues como lo vivimos en la pasada pandemia, el home office ayudó a que muchas empresas mantuvieran sus operaciones sin necesidad de tener al personal en sus instalaciones.

Un ERP en la nube se caracteriza principalmente porque no tendremos que realizar una compra de infraestructura física (servidores) dentro de nuestra empresa. Esto se traduce directamente en la reducción de costos de inversión, tiempos de implementación, versatilidad y que la escalabilidad y actualizaciones se realicen de manera práctica y rápida. Un costo que muchas veces no tomamos en cuenta pero que es significativo, es el de la energía, pues la alimentación de los servidores se realiza en la instalación de nuestro proveedor y no en la nuestra.

Características de un ERP en la nube

1. Menor necesidad de infraestructura propia

Una empresa que implementa un ERP en la nube puede reducir la necesidad de adquirir servidores y otra infraestructura destinada exclusivamente al alojamiento del sistema.

Esto permite disminuir la inversión inicial relacionada con hardware, espacio físico, mantenimiento y consumo energético.

No significa que la empresa deje de necesitar infraestructura tecnológica, pero sí puede trasladar una parte importante de su administración al proveedor de la solución o de la infraestructura cloud.

2. Acceso desde diferentes ubicaciones

Una de las características más importantes de un ERP en la nube es la posibilidad de acceder al sistema desde distintas ubicaciones.

Esto resulta especialmente útil para empresas que cuentan con:

• Varias sucursales.
• Centros de distribución.
• Almacenes.
• Personal administrativo remoto.
• Equipos comerciales en diferentes ubicaciones.
• Operaciones distribuidas geográficamente.

De esta manera, las diferentes áreas pueden trabajar sobre una misma plataforma y consultar información centralizada.

3. Mayor facilidad para escalar la infraestructura

Conforme una empresa crece, también pueden aumentar sus usuarios, operaciones, sucursales, transacciones y necesidades de almacenamiento.

Una infraestructura en la nube puede facilitar el crecimiento de los recursos tecnológicos sin que necesariamente sea necesario sustituir servidores físicos dentro de las instalaciones de la empresa.

La capacidad dependerá de la arquitectura contratada y de las características del ERP.

4. Mantenimiento de infraestructura simplificado

En un modelo cloud, una parte importante del mantenimiento de la infraestructura puede quedar en manos del proveedor.

Esto puede incluir aspectos como:

• Disponibilidad de servidores.
• Almacenamiento.
• Respaldos.
• Actualizaciones de infraestructura.
• Monitoreo.
• Medidas de seguridad.
• Recuperación ante determinados incidentes.

Las responsabilidades específicas dependerán del servicio contratado y de los acuerdos establecidos con cada proveedor.

5. Seguridad y respaldos

La seguridad es uno de los factores más importantes al evaluar cualquier ERP.

Un ERP alojado en la nube puede incorporar diferentes mecanismos de protección, como respaldos periódicos, controles de acceso, cifrado, autenticación, conexiones seguras, monitoreo y políticas de recuperación de información.

Sin embargo, estar en la nube no significa automáticamente estar protegido.

La seguridad dependerá de la infraestructura utilizada, las políticas del proveedor, la configuración del sistema y las prácticas de seguridad de la propia organización.

6. Implementación flexible

Al no requerir necesariamente la instalación de infraestructura física dedicada dentro de la empresa, un ERP en la nube puede simplificar algunas etapas técnicas de una implementación.

Sin embargo, el tiempo total de implementación de un ERP no depende únicamente de dónde esté alojado.

También influyen factores como:

• Cantidad de procesos.
• Número de usuarios.
• Migración y calidad de los datos.
• Integraciones con otros sistemas.
• Personalizaciones.
• Capacitación.
• Disponibilidad del equipo responsable del proyecto.

Por ello, un ERP cloud puede facilitar el despliegue tecnológico, pero la implementación debe seguir una metodología adecuada.

 ERP on-premise.

El distintivo principal de un ERP on-premise frente a un ERP en la nube, es que el software se instala directamente en los servidores y dispositivos locales del negocio. La ventaja de eso se traduce en que tendremos acceso directo, control, configuración, manejo y seguridad de toda nuestra información. Una implementación on-premise, no dependerá de que tengamos disponible una conexión a internet, simplemente bastará con la red interna de nuestra empresa para poder comunicar los equipos y operar, además de que, si hay fallas con nuestro proveedor de internet, podremos trabajar de manera normal.

Por lo general, este tipo de sistemas sueles ser más costosos, pues debemos contar con la infraestructura tecnológica necesaria para poder operarlos. La ventaja frente a la inversión que realizaremos es que el pago de las licencias solo lo haremos una vez, y esto nos dará acceso al software de manera permanente, a diferencia del ERP en la nube, en el cual solo realizamos pagos recurrentes mientras hacemos uso del sistema. Debemos tener muy claro que los costos varían dependiendo del tamaño de nuestra empresa, número de usuarios, tipo de soporte, capacitación, actualizaciones, cantidad de operaciones, entre otros factores.

La seguridad de nuestros datos dependerá 100% de nuestro equipo de TI cuando optamos por una solución on-premise, es por ello, que debemos tomar en cuenta todo lo que ello conlleva: personal capacitado, software de seguridad especializado, hardware, backup’s entre otras implementaciones adicionales.

Como se comentó anteriormente, una implementación de un ERP en la nube suele ser rápida, mientras que un sistema on-premise, es usualmente más tardado, pues puede llevar de un periodo de 6 a 12 meses para poder estar funcionando al 100%, todo dependerá del orden de nuestros procesos, la accesibilidad a la información, y la disponibilidad de nuestro personal asignado para realizar la migración.

Características de un ERP on-premise

1. Mayor control sobre la infraestructura

Una de las principales ventajas del modelo on-premise es que la empresa puede mantener mayor control sobre la infraestructura donde se encuentra alojado su ERP.

El equipo de TI puede administrar directamente aspectos como servidores, accesos, bases de datos, políticas de seguridad, respaldos y configuraciones.

Para determinadas organizaciones, este nivel de control puede ser un factor decisivo.

2. Operación mediante infraestructura interna

Dependiendo de la arquitectura implementada, determinados procesos pueden mantenerse disponibles dentro de la red empresarial sin depender permanentemente de una conexión pública a internet.

Esto puede resultar importante en operaciones donde la conectividad es limitada o donde existen procesos críticos que deben permanecer disponibles dentro de la infraestructura local.

3. Mayor inversión inicial en infraestructura

Una implementación on-premise generalmente requiere que la empresa disponga de infraestructura tecnológica suficiente para soportar el ERP.

Esto puede involucrar:

• Servidores.
• Sistemas de almacenamiento.
• Redes.
• Respaldos.
• Seguridad.
• Mantenimiento.
• Energía.
• Personal especializado.

Por ello, al comparar alternativas es importante analizar el costo total de propiedad (TCO) y no únicamente el precio inicial del software.

4. Mayor responsabilidad del equipo de TI

En un modelo on-premise, la organización suele asumir una mayor responsabilidad sobre la disponibilidad y protección de la infraestructura.

Esto requiere contar con políticas y recursos para administrar:

• Respaldos.
• Actualizaciones.
• Seguridad.
• Recuperación ante incidentes.
• Capacidad de servidores.
• Continuidad operativa.

Por esta razón, el nivel de experiencia y capacidad del área de TI debe considerarse antes de seleccionar este modelo.

5. Alta capacidad de configuración

Para empresas con procesos especializados, una solución ERP on-premise puede ofrecer un entorno adecuado cuando se requieren configuraciones, integraciones o políticas tecnológicas particulares.

Sin embargo, la capacidad de personalización no depende exclusivamente de si el ERP está en la nube o en servidores propios, sino principalmente de las características de la solución seleccionada.

ERP en la nube vs. ERP on-premise: principales diferencias

¿Qué ERP es más económico: cloud u on-premise?

No necesariamente existe un modelo que sea siempre más económico.

Un ERP en la nube puede reducir la inversión inicial al evitar la compra de determinados servidores e infraestructura. Sin embargo, puede involucrar costos periódicos relacionados con usuarios, infraestructura, almacenamiento, soporte o servicios contratados.

Un ERP on-premise, por otro lado, puede requerir una inversión inicial mayor en infraestructura y posteriormente generar costos relacionados con mantenimiento, renovación de equipos, seguridad, respaldos y personal especializado.

Por eso, la comparación correcta debe realizarse considerando el costo total de propiedad durante varios años, no únicamente el precio inicial.

¿Qué es mejor: un ERP en la nube o un ERP on-premise?

La decisión dependerá de las características de cada empresa.

Un ERP en la nube puede ser conveniente para organizaciones que buscan reducir infraestructura propia, facilitar el acceso desde diferentes ubicaciones y contar con mayor flexibilidad para ampliar recursos tecnológicos.

Por otro lado, un ERP on-premise puede resultar conveniente para organizaciones que necesitan mantener un mayor control sobre su infraestructura, cuentan con un departamento de TI preparado para administrarla o tienen requerimientos tecnológicos específicos.

Pero existe otro factor todavía más importante.

La elección no debería comenzar preguntando únicamente “¿nube u on-premise?”, sino:

¿Qué ERP puede adaptarse realmente a los procesos y necesidades de mi empresa?

Una plataforma económica que no cubra los procesos del negocio puede terminar generando más costos en desarrollos, sistemas adicionales, procesos manuales e integraciones.

¿Qué debes evaluar antes de elegir?

Antes de tomar una decisión, analiza al menos los siguientes puntos:

1. Número actual y futuro de usuarios.
2. Sucursales y ubicaciones desde donde se utilizará el ERP.
3. Procesos que necesitas integrar.
4. Infraestructura tecnológica disponible.
5. Capacidad de tu departamento de TI.
6. Nivel de personalización requerido.
7. Integraciones con otros sistemas.
8. Necesidades de seguridad y respaldos.
9. Crecimiento esperado de la empresa.
10. Costo total de propiedad.
11. Soporte y acompañamiento del proveedor.
12. Capacidad del ERP para adaptarse al crecimiento del negocio.

One Goal ERP: elige la infraestructura que se adapte a tu empresa

La infraestructura es importante, pero no debería obligar a tu empresa a modificar toda su operación alrededor del software.

One Goal ERP permite centralizar y administrar diferentes procesos empresariales desde una misma solución, incluyendo áreas como ventas, compras, inventarios, finanzas, logística y otros procesos administrativos y operativos.

Dependiendo de las necesidades y características del proyecto, es posible evaluar diferentes alternativas de infraestructura para encontrar una configuración adecuada para la organización.

Esto permite que empresas con diferentes tamaños, estructuras y necesidades tecnológicas puedan analizar una solución de acuerdo con su operación actual y sus planes de crecimiento.

Conclusión: la mejor infraestructura es la que responde a tu operación

Elegir entre un ERP en la nube y un ERP on-premise no debería reducirse únicamente a comparar cuál es más barato.

La decisión debe considerar infraestructura, seguridad, disponibilidad, escalabilidad, personalización, mantenimiento, costos y, principalmente, las necesidades reales de la empresa.

Para algunas organizaciones, la flexibilidad de la nube será la alternativa más conveniente. Para otras, mantener el control de su infraestructura mediante un modelo on-premise continuará siendo estratégico.

Lo importante es seleccionar una solución que pueda acompañar el crecimiento de la organización y centralizar sus procesos sin generar nuevas barreras tecnológicas.

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Antes de decidir entre una implementación cloud u on-premise, nuestro equipo puede ayudarte a analizar cuál alternativa se adapta mejor a las características de tu organización.

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